Gratuity की पूरी Guide 2026: Formula, Rules & Tax

Sunita ने 12 साल एक ही company में काम किया। जब उन्होंने resign किया, तो HR ने उन्हें एक cheque दिया - ₹3,69,231। Sunita को उम्मीद नहीं थी कि इतना बड़ा amount मिलेगा। यह था उनका gratuity payment - वह amount जो law के तहत हर employer अपने loyal employees को देने के लिए बाध्य है।

लेकिन बहुत से salaried employees को पता ही नहीं होता कि उन्हें gratuity का हक़ है, कितनी मिलेगी, और कब मिलेगी। इस guide में हम यही सब समझेंगे - simple language में।

1. Gratuity क्या है?

Gratuity एक एकमुश्त payment है जो employer अपने employee को long service के लिए देता है। यह employer का "financial thank you" है - हर साल की loyal service के बदले में 15 दिन की extra salary।

Gratuity को अभी तक Payment of Gratuity Act, 1972 (PGA 1972) govern करता था। November 21, 2025 को सरकार ने Social Security Code, 2020 (SS Code) को officially notify किया, जो PGA 1972 की जगह लेता है। हालांकि, transition period में पुराने PGA 1972 के rules तब तक लागू रहेंगे जब तक SS Code के final Central और State Rules notify नहीं हो जाते - जो April 2026 तक expected हैं। Core formula और rules में कोई change नहीं आया है।

किन establishments पर लागू होता है?

SS Code (और पहले PGA 1972) उन establishments पर लागू होता है जहाँ 10 या उससे अधिक employees हों - factories, mines, plantations, ports, shops, IT companies, और educational institutions सभी इसमें शामिल हैं। एक बार किसी establishment में 10 employees हो जाएं, तो वह permanently covered रहता है, भले ही बाद में headcount घट जाए।

2. Gratuity कब मिलती है? - Eligibility Rules

मुख्य नियम: 5 साल की Continuous Service

Gratuity पाने के लिए एक ही employer के साथ कम से कम 5 साल की continuous service ज़रूरी है। यह इन situations में मिलती है:

• Retirement या Superannuation पर
• Resignation पर (5+ साल बाद)
• Termination पर (employer की तरफ से, जब तक misconduct न हो)

5 साल का नियम इन cases में लागू नहीं होता

अगर service मृत्यु (death) या permanent disablement की वजह से खत्म होती है, तो 5 साल की शर्त नहीं लगती - चाहे 1 दिन की service हो या 4 साल की। ऐसे में nominee या legal heir को gratuity मिलती है।

Fixed-Term Employees के लिए नया नियम

SS Code 2020 के तहत (जो November 2025 से effective है), fixed-term contract employees को gratuity के लिए केवल 1 साल की service पूरी करनी होगी - 5 साल नहीं। यह उन लाखों contractual workers के लिए बड़ा बदलाव है जो बार-बार नौकरी बदलते हैं। विस्तार के लिए हमारा Fixed-Term Employee Rights Guide देखें।

"Continuous Service" का मतलब

Short breaks continuity नहीं तोड़ते। Sickness, accident, approved leave, strike - इन सब के दौरान service continuous मानी जाती है। यानी अगर आप कुछ हफ्ते बीमार पड़े और leave ली, तो service count में break नहीं आएगा।

3. Formula - Gratuity कितनी मिलेगी?

यह section सबसे ज़रूरी है। Formula clear तरीके से समझें।

PGA/SS Code-Covered Employees के लिए Formula (10+ Employees वाली Companies)

Gratuity = (Basic + DA × 15 × Completed Years of Service) ÷ 26

हर component का मतलब:

6-Month Rounding Rule (Amount Calculation के लिए): Gratuity की राशि निकालते समय, अगर last year में 6 महीने से ज़्यादा service है, तो उसे 1 पूरा साल माना जाता है।

• 12 साल 3 महीने → 12 साल (amount calculation के लिए)
• 12 साल 8 महीने → 13 साल (amount calculation के लिए)

नोट: यह rounding rule gratuity की राशि (amount) calculate करने के लिए है। Eligibility के लिए अलग नियम है - जो नीचे Mistake 2 में समझाया गया है।

Worked Example:

Priya की last drawn Basic + DA = ₹40,000/month, service = 12 साल

Gratuity = (40,000 × 15 × 12) / 26
         = 72,00,000 / 26
         = ₹2,76,923 (approx.)

अपनी exact gratuity calculate करने के लिए हमारा Gratuity Calculator use करें।

एक और example - rounding rule के साथ:

Raj की last Basic + DA = ₹55,000/month, service = 9 साल 7 महीने (calculation के लिए: 7 महीने 6 से ज़्यादा, इसलिए 10 साल count होंगे)

Gratuity = (55,000 × 15 × 10) / 26
         = 82,50,000 / 26
         = ₹3,17,308 (approx.)

Non-Covered Employees के लिए Formula (10 से कम Employees वाली Companies)

अगर आपकी company में 10 से कम employees हैं और वह legally PGA/SS Code के under नहीं आती, तो formula थोड़ा अलग है - 26 की जगह 30 use होता है:

Gratuity = (Basic + DA × 15 × Completed Years of Service) ÷ 30

इससे amount थोड़ा कम होती है। लेकिन कई small employers voluntarily PGA के rules follow करते हैं।

CTC vs. Gratuity Base - एक Common Confusion

बहुत लोग सोचते हैं gratuity CTC पर calculate होती है। गलत। Gratuity सिर्फ Basic + DA पर calculate होती है - CTC में शामिल HRA, bonus, travel allowance जैसे components इसमें नहीं आते।

लेकिन SS Code 2020 ने एक ज़रूरी protection जोड़ी है: Gratuity calculation के लिए wages (Basic+DA) कम से कम CTC का 50% होना ज़रूरी है। अगर employer ने salary structure में allowances को 50% से ऊपर रखा है, तो वो excess amount wages में जोड़ी जाएगी।

Example:

• CTC: ₹12 लाख/साल
• Basic+DA: ₹4 लाख (33% of CTC) - यह 50% से कम है
• SS Code के तहत effective wage base: ₹6 लाख (50% of ₹12L)
• Gratuity ₹6 लाख के base पर बनेगी, न कि ₹4 लाख पर

यह rule employees को उन employers से protect करता है जो जानबूझकर Basic कम रखते थे।

CTC breakdown की पूरी जानकारी के लिए हमारा CTC vs Take-Home Salary Guide पढ़ें।

4. Tax - Gratuity पर कितना Tax लगेगा?

Section 10(10) का Rule

Income Tax Act का Section 10(10) gratuity पर tax exemption देता है। यह exemption Old और New Tax Regime - दोनों में उपलब्ध है।

₹20 लाख - Tax Exemption Limit, Payment का Ceiling नहीं

यह बात ध्यान से समझें:

• Statutory obligation: PGA/SS Code के तहत employer को formula से निकली amount तक देना बाध्यकारी है, maximum ₹20 लाख तक।
• Voluntary payment: Employer चाहे तो ₹20 लाख से ज़्यादा भी दे सकता है। इस excess amount को "ex-gratia" कहते हैं।
• Tax: ₹20 लाख तक की gratuity tax-free। ऊपर की कोई भी राशि - चाहे gratuity हो या ex-gratia - आपकी income में जुड़कर आपके slab rate से taxable होगी।

Example: अगर किसी employee को ₹23 लाख gratuity मिली, तो ₹20 लाख tax-free, बाकी ₹3 लाख उनकी income में add होकर उनके tax slab के according taxable होंगे।

ध्यान दें: ₹20 लाख की यह limit पूरी life में है, किसी एक job में नहीं। अगर आपने multiple jobs में gratuity ली है, तो सभी मिलाकर ₹20 लाख तक exempt हैं।

5. Gratuity नहीं मिली - क्या करें?

Employer की 30-दिन की Deadline

जब आप eligible हो जाते हैं (retirement, resignation, death, disablement), तो employer को 30 दिन के अंदर gratuity की amount notify करनी होती है और उसी deadline में payment करनी होती है।

देरी पर Interest

अगर employer 30 दिन की deadline miss करता है, तो उसे 10% per annum simple interest चुकाना होता है - Central Government Notification dated 01.10.1987 के तहत। यह interest automatically नहीं मिलता; आपको claim करना पड़ता है।

Complaint कहाँ करें?

अगर employer gratuity देने से मना करे या अनुचित रूप से काट ले, तो:

1. लिखित application - Employer को Form I में application दें।
2. Controlling Authority - अगर employer respond न करे या amount गलत हो, तो अपने क्षेत्र के Assistant Labour Commissioner (Controlling Authority under PGA/SS Code) को application दें।
3. Appellate Authority - Controlling Authority के order से असंतुष्ट हों तो Deputy Labour Commissioner के पास appeal करें।
4. Recovery - Controlling Authority certificate जारी करे तो Collector land revenue की तरह amount recover कर सकते हैं।

यह process free है और employee-friendly है।

6. Gratuity कब काटी जा सकती है?

SS Code Section 53(6) (पहले PGA Section 4(6)) employer को सिर्फ इन conditions में gratuity forfeit करने का अधिकार देता है:

आंशिक Forfeiture (Partial):

अगर employee की negligence, willful omission, या misconduct से employer की property को financial loss या damage हुई हो - तो सिर्फ उतनी amount काटी जा सकती है जितना नुकसान हुआ।

पूरी या आंशिक Forfeiture (Full/Partial):

अगर employment termination हुई हो:

• Riotous/disorderly behavior के कारण
• Acts of violence के कारण
• Moral turpitude से जुड़े अपराध के कारण (जैसे fraud, embezzlement, dishonesty)

February 2025 Supreme Court Ruling (Western Coalfields Ltd. vs. Manohar Govinda Fulzele, 2025 INSC 233): Court ने स्पष्ट किया कि moral turpitude के आधार पर forfeiture के लिए criminal conviction ज़रूरी नहीं - fair departmental inquiry sufficient है। Court ने Union Bank of India vs. C.G. Ajay Babu (2018) की उस interpretation को overrule किया जिसमें criminal court में proof ज़रूरी बताया गया था - SC ने कहा वह observation obiter था और statutory text से नहीं निकलता। लेकिन employer को natural justice follow करनी होगी: notice देना होगा, सुनने का मौका देना होगा।

Important: सिर्फ "poor performance" या "normal misconduct" gratuity forfeit करने का ground नहीं है। और forfeiture सिर्फ उतनी ही हो सकती है जितना proportionate हो।

7. Nomination - क्या आपने Form F भरा है?

PGA/SS Code के तहत: हर employee को service का 1 साल पूरा होने पर Form F में nomination submit करनी होती है।

• अगर आपकी family (spouse, children, parents) है → nomination सिर्फ family members को
• अगर कोई family नहीं → कोई भी नामांकित किया जा सकता है

Nomination update करना ज़रूरी है खासकर शादी के बाद। अगर शादी से पहले किसी और को nominate किया था, तो शादी के बाद भी पुराना nominee valid रह सकता है।

अगर कोई nomination नहीं है, तो gratuity legal heirs को मिलती है - लेकिन इसमें legal process और delay आ सकता है।

Common Mistakes जो लोग करते हैं

Mistake 1: EPF और Gratuity को एक समझना।

• EPF में आप और employer दोनों contribute करते हैं।
• Gratuity सिर्फ employer देता है।

Mistake 2: 5 साल का मतलब 60 exact months सोचना - और 6-Month Rounding Rule को Eligibility Rule समझना।

यहाँ दो अलग-अलग नियम हैं जो अक्सर confuse होते हैं:

Eligibility Rule (Section 2A): 5वें साल में आपको कितने दिन काम करना है?

• 6-दिन वाली companies (manufacturing, etc.): 5वें साल में 240 दिन (≈8 महीने) काम करना ज़रूरी है → यानी 4 साल 8 महीने से ज़्यादा।
• 5-दिन वाली companies (IT, offices): 5वें साल में 190 दिन (≈6.3 महीने) काम करना ज़रूरी है।

Amount Calculation Rule (Section 4(2)): Gratuity की राशि निकालते समय, पूरे service में last partial year को कैसे count करें - अगर 6 महीने से ज़्यादा हो तो 1 पूरा साल माना जाता है।

इसलिए सिर्फ यह कहना गलत है कि "4 साल 6 महीने से ज़्यादा service होने पर gratuity का हक़ बनता है।" Eligibility की सटीक threshold आपकी company के workweek पर निर्भर करती है।

Mistake 3: CTC में दिखाई gratuity provision को अपना पैसा समझना।

• CTC में "Gratuity" line item employer की liability है, आपकी savings नहीं।
• यह account in-hand salary में नहीं आता।

Mistake 4: Nomination न भरना।

• Form F न भरने पर ज़रूरत के वक्त legal heirs को परेशानी होती है।

Mistake 5: Government employee rules को private sector पर apply करना।

• Government employees के gratuity rules (Central Civil Services Pension Rules) अलग हैं। वहाँ fully tax-free है।

Frequently Asked Questions

Q 1: क्या 4 साल 8 महीने की service में gratuity मिलेगी?

हाँ - दोनों workweek types में। 8 महीने में 6-दिन वाली companies के लिए ज़रूरी 240 दिन पूरे होते हैं (≈8 महीने), और 5-दिन वाली companies के लिए ज़रूरी 190 दिन भी पूरे होते हैं। इसलिए 4 साल 8 महीने की service वाले employees - चाहे किसी भी workweek की company हो - gratuity के eligible हैं।

नोट: "4 साल 6 महीने से ज़्यादा = eligible" - यह common misconception है। Eligibility threshold 6-month rounding rule से नहीं, बल्कि Section 2A के 240/190-day rule से तय होती है।

Q 2: Job छोड़ने पर कितने दिन में gratuity मिलती है?

आपकी application मिलने के 30 दिन के अंदर employer को payment करनी होती है। अगर देर हो, तो 10% प्रति वर्ष simple interest के साथ demand कर सकते हैं।

Q 3: Gratuity को CTC में count किया जाता है क्या?

हाँ, कई companies CTC में gratuity provision (typically 4.81% of Basic) दिखाती हैं। लेकिन यह आपकी in-hand salary में नहीं आता - यह employer की future liability है जो आपको service छोड़ते वक्त मिलती है।

Q 4: Employer ने gratuity देने से मना किया - अब क्या करें?

अपने क्षेत्र के Assistant Labour Commissioner (Controlling Authority) को लिखित complaint करें। Process free है और employer को 30 दिन में जवाब देना होता है। Interest के साथ recovery भी हो सकती है।

Q 5: Gratuity मिली - उसे कहाँ invest करें?

Gratuity एक lump sum amount है - इसे एकदम liquid ज़रूरत के लिए रखने की बजाय long-term में invest करना समझदारी है। PPF, NPS, या diversified mutual funds अच्छे options हो सकते हैं, depending on आपकी risk appetite और goals। हमारा Retirement Planning Guide इसमें मदद करेगा।

Summary Table - Quick Reference

Disclaimer: यह article केवल educational purposes के लिए है। Gratuity rules और tax provisions individual circumstances के अनुसार अलग हो सकते हैं। कोई भी financial या legal decision लेने से पहले qualified advisor से परामर्श करें। SS Code 2020 के final Central और State Rules अभी pending हैं - April 2026 तक updates possible हैं।